In prospettiva della piena operatività dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro, l’INPS riepiloga e aggiorna le istruzioni operative sull’attività di vigilanza e primo accesso 
ispettivo presso le aziende.
Nell’organizzare l’attività ispettiva è necessario che gli ispettori siano impiegati, salvo casi eccezionali, nella specifica attività di controlli esterni, limitandone la presenza negli uffici delle sedi allo stretto indispensabile’
Le conseguenze del primo accesso ispettivo presso l’azienda sul piano probatorio (art. 13 DLgs. 124/2004) incidono su prosieguo dell’accertamento, nonché sulla sostenibilità delle relative contestazioni in sede di eventuale contenzioso amministrativo e giudiziario.
Assegnazione degli accertamenti ispettivi
Le ispezioni vanno condotte necessariamente in coppia, sia nella fase di primo accesso, che nelle fasi successive dell’accertamento, compresa la redazione e sottoscrizione del verbale; questa è una garanzia sia per i verbalizzanti che per i soggetti sottoposti a verifica.
Predisposizione del fascicolo ispettivo
Prima dell’accesso è necessario procedere alla fase di predisposizione della attività, con modalità specifiche a seconda della diversa tipologia di intervento da effettuare e delle ragioni che l’hanno determinata. Tale fase è finalizzata a raccogliere le informazioni necessarie e la documentazione utile per l’avvio dell’accertamento.
Accesso ispettivo
L’accesso ispettivo si effettua nei luoghi di lavoro da sottoporre a verifica secondo i modi e i tempi consentiti dalla legge (art. 13, c. 1, D.Lgs. n. 124/2004).
Possono essere sottoposti a ispezione: i locali delle aziende, gli stabilimenti, i laboratori, i cantieri e qualsiasi altro luogo di lavoro come negozi, esercizi pubblici, studi professionali e locali nei quali viene svolta un’attività lavorativa assoggettabile alle norme di legge sull’assicurazione sociale.
L’accesso va condotto secondo i principi di collaborazione e rispetto che devono caratterizzare i rapporti tra personale ispettivo e soggetto ispezionato, in modo tale da recare la minore turbativa possibile allo svolgimento dell’attività lavorativa in corso, ferme restando le finalità e le esigenze proprie dell’accertamento stesso.
All’atto dell’accesso, il personale ispettivo deve:
– qualificarsi, esibendo il tesserino di riconoscimento, nei confronti del datore di lavoro, del personale presente sul luogo di lavoro e di ogni altro soggetto con cui occorra interloquire ai fini dell’accertamento. La mancata esibizione del tesserino legittima il datore di lavoro ad opporsi all’effettuazione dell’accesso ispettivo, ferma restando la validitaà degli atti già compiuti;
– informare il datore di lavoro e/o il suo rappresentante, della facoltà di farsi assistere nel corso dell’accertamento da un professionista abilitato, nonché di rilasciare dichiarazioni. L’assenza del professionista non è comunque ostativa alla prosecuzione dell’attività ispettiva, nè inficia in alcun modo la sua validità;
– informare il datore di lavoro o un suo rappresentante, dei poteri attribuiti dalla legge agli organi ispettivi, nonchè del potere di sanzionare eventuali comportamenti omissivi o commissivi diretti ad impedire l’esercizio dell’attivitaà di vigilanza o comportamenti da cui si deduca in modo inequivocabile la volontà di ostacolare la stessa.
Se il datore di lavoro o il rappresentante non sono presenti, è comunque opportuno che vengano informati il prima possibile dell’accertamento in corso e, qualora se ne ravvisino le condizioni, è possibile assecondare la richiesta di attendere l’arrivo del datore di lavoro, purchè l’attesa sia ragionevole e non abbia evidenti intenti dilatori.
Nelle more, occorre comunque procedere all’identificazione dei lavoratori, alla rilevazione delle presenze e all’acquisizione delle dichiarazioni degli stessi in considerazione della particolare importanza che, nella fase iniziale dell’accertamento, riveste il fattore sorpresa e della necessaria tempestività con cui alcuni adempimenti debbano essere effettuati al fine di garantire il buon esito dello stesso.
Gli ispettori provvedono inoltre ad esaminare la documentazione presente sul luogo di lavoro, nonchè a chiedere al datore di lavoro di esibire la documentazione conservata in altra sede.
Acquisizione delle dichiarazioni
Oltre al potere di ispezione e di accesso, gli ispettori hanno quello di accertamento consistente nell’attività di osservazione, di ricerca di notizie e prove per verificare l’esistenza dei presupposti:
– del rapporto assicurativo,
– dell’obbligazione contributiva,
– delle prestazioni.
I verbali redatti dai funzionari ispettivi, i quali nell’esercizio delle proprie funzioni rivestono la qualifica di pubblici ufficiali, fanno piena prova, fino a querela di falso dei fatti attestati, ma non della veridicità intrinseca delle stesse. È pertanto necessario che le dichiarazioni acquisite in sede ispettiva siano riscontrate con elementi oggettivi risultanti dalla documentazione esaminata o da altre dichiarazioni rese da lavoratori o da terzi soggetti.
Le dichiarazioni dei lavoratori devono essere raccolte, di norma, nel corso del primo accesso ispettivo, in stretto collegamento con l’identificazione delle persone trovate intente al lavoro e con la rilevazione delle modalità di impiego delle stesse.
Resta comunque salva la possibilità di eseguire successivi sopralluoghi ad hoc o, previo consenso, acquisire le dichiarazioni dei lavoratori al di fuori del posto di lavoro, affinchè le stesse siano esenti da condizionamenti di sorta.
Se ritenuto utile ai fini dell’accertamento, possono essere acquisite anche le dichiarazioni di coloro che in passato abbiano prestato attività lavorativa presso il medesimo soggetto sottoposto a controllo.
Durante l’acquisizione delle dichiarazioni non è ammessa la presenza del datore di lavoro o di altra persona che comunque lo rappresenti.
Esame e acquisizione della documentazione
L’esame della documentazione consente di verificare la congruità dell’assetto aziendale riscontrato con quanto risulta dalle denunce effettuate all’Istituto, nonché da altre denunce e/o registrazioni obbligatorie.
Gli ispettori provvedono ad esaminare la documentazione presente sul luogo di lavoro, nonché a chiedere al datore di lavoro di esibire la documentazione conservata in altra sede.
Verbale di primo accesso
Dopo aver concluso le attività di verifica nel corso del primo accesso, il personale ispettivo deve predisporre e rilasciare apposito verbale di primo accesso al datore di lavoro o a chi ne fa le veci o, in loro assenza, ai soggetti aventi titolo a riceverlo a norma del codice di procedura civile (artt. 137 e ss.), ivi compreso il professionista delegato.
Il verbale di primo accesso deve contenere l’identificazione delle persone trovate intente al lavoro e la descrizione puntuale delle modalità del loro impiego, nonchè ogni utile notizia circa l’effettiva attività lavorativa svolta.
Se la verifica ispettiva è relativa alla qualificazione del rapporto di lavoro, ovvero abbia ad oggetto riscontri di carattere esclusivamente contributivo, il personale ispettivo potrà procedere all’identificazione per relatione mediante rinvio alle generalità del personale risultante dalle registrazioni sul Libro Unico del Lavoro o attraverso i dati rilevati dalle comunicazioni effettuate con il modello UNILAV da parte del soggetto contribuente.
Accessi successivi
Nei casi in cui l’accertamento si riveli complesso e prolungato nel tempo e si rendano necessari ulteriori sopralluoghi rispetto al primo accesso per l’esame della documentazione o per l’acquisizione delle dichiarazioni dei lavoratori, ovvero si palesino ulteriori esigenze informative, il personale ispettivo formula le necessarie richieste di informazione e/o documentazione, anche in forma scritta al soggetto ispezionato o a persona appositamente delegata con l’espresso avvertimento che l’accertamento è ancora in corso.
Verbale unico di accertamento e notificazione
Con il verbale conclusivo dell’accertamento ispettivo si procede alla constatazione e alla notificazione di tutti gli illeciti riscontrati dagli organi di vigilanza.
In tale provvedimento, che in ogni caso deve contenere il richiamo al verbale di primo accesso, gli ispettori devono provvedere a contestare tutte le violazioni di propria competenza rilevate nel corso dell’accertamento, unitamente ai relativi importi per contributi, sanzioni civili e/o amministrative, corredando il tutto con la specifica illustrazione di ogni elemento utile a garantire una cognizione precisa e circostanziata dei fatti accertati e ad assicurare il diritto di difesa del destinatario.
Nei casi in cui sia accertata la commissione di illeciti amministrativi, con il verbale unico di accertamento e di notificazione, il trasgressore e l’eventuale obbligato in solido vengono informati di tutte le contestazioni mosse nei loro confronti, nonché delle eventuali diffide a regolarizzare.
Per consentire un’adeguata tutela del diritto di difesa del soggetto ispezionato, il verbale unico di accertamento e notificazione dovrà contenere l’indicazione degli strumenti di difesa e degli organi ai quali proporre ricorso, con specificazione dei termini di impugnazione.
Qualora al termine dell’attività di verifica, il personale ispettivo non abbia rilevato alcuna irregolarità, lo stesso redige e notifica apposito verbale di constatata regolarità.
La notifica del verbale
Il verbale deve essere notificato, entro 90 giorni dal momento in cui si è concluso l’accertamento, a mani del destinatario. Se ciò non è possibile, nelle more della definizione delle modalità tecniche di notifica del verbale a mezzo PEC, occorrerà procedere con la consueta modalità di notifica per posta.
Circ. INPS 09/05/2016 n. 76
Questa notizia è curata dalla redazione dello Studio Luisa Mariani, consulente del lavoro con sede in Lissone.
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La dott.ssa Luisa Mariani, titolare dello Studio Luisa Mariani, è abilitata al rilascio della Asse.Co
per l’Attività Ispettiva del Ministero del Lavoro ha emanato la circolare n. 29 del 26 settembre 2016 illustrativa del “Protocollo d’intesa concernente l’avvalimento delle strutture del Ministero del Lavoro e delle politiche sociali da parte dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro”.